02.09.2014 11:44 № 18

Администрация  Рыбковского сельского  поселения

  Сафоновского  района Смоленской области

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от 23.07.2012 № 18

 

Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»

 

 

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением Администрации муниципального образования Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области от 02.02.2012 № 2 «Об утверждении порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг», руководствуясь Уставом Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области, Администрация муниципального образования Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1.Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий».

2. Главе Администрации Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области обеспечить исполнение Административного регламента.

3. Разместить настоящее постановление на сайте Администрации муниципального образования «Сафоновский район» Смоленской области.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

 

 

Глава Администрации

Рыбковского сельского поселения

Сафоновского района

 Смоленской области                                                                      Н.И.Никитина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Утвержден постановлением

Администрации Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области

от 23.07.2012 № 18

 

 

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

 

предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Настоящий Административный регламент определяет сроки и последовательность действий при предоставлении Администрацией муниципального образования Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области (далее — Администрация) муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий».

1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, статья 4169; 2006, № 50,статья 5280);

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, статья 2060);

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, рег. № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 20,14.05.2007);

- Федеральным законом от 22 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

- приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006        № 363 «Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006, регистрационный           № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 11, 12.03.2007);

- настоящим Административным регламентом.

 

2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

 

2.1. Порядок предоставления муниципальной услуги.

2.1.1. Местонахождение Администрации Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области: Смоленская область, Сафоновский район,  ул. Центральная, д. 5.

Почтовый адрес Администрации для направления обращений:

215525, Смоленская область, Сафоновский район, д. Рыбки  ул. Центральная, д. 5.

Контактные телефоны: 8 (481 42)7-24-33, факс 8(48142)7-24-83

Электронный адрес: sp-ribki 215@ yandex.ru

Интернет: admin@admin-safonovo.ru

2.1.2. Часы работы Администрации:

- с 9 час. 00 мин. до 17 час.00 мин. с перерывом на обед с 13-00 час. до 14-00 час. Выходные дни - суббота, воскресенье.

2.1.3. Информация об оказании  муниципальных услуг предоставляется:

- по письменному обращению;

- с использованием средств телефонной связи;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет).

2.1.4. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут предоставляться:

- в письменной форме на основании письменного обращения;

- при личном контакте;

- по телефону.

При невозможности в момент обращения гражданина ответить на поставленный вопрос ему предлагается перезвонить в конкретный день, в определенное время (подготовка ответа в назначенный срок).

2.1.5. Для удобства получения муниципальной услуги пользователи муниципальной услуги (далее также - пользователи) обеспечиваются:

- местами и средствами для оформления документов и местами ожидания (стол, стулья, ручки, бумага);

- образцами заполнения анкеты-заявления, сведениями о часах приема, нормативно-правовыми актами, регулирующими правоотношения при  предоставлении услуги.

2.2. Пользователи муниципальной услуги.

2.2.1. Пользователями муниципальной услуги являются физические и юридические лица.

2.3. Порядок получения консультаций по процедуре предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Информирование граждан об исполнении муниципальной услуги осуществляется ст.инспектором (далее-специалист) Администрации в ходе личного приёма граждан, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования.

2.3.2. При ответах на устные обращения граждан (по телефону или лично) специалист подробно и корректно (с использованием официального делового стиля речи) информирует обратившихся о порядке и сроках исполнения муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую граждан информацию по вопросу исполнения муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности лица, принявшего телефонный звонок.

2.4. Условия и сроки  предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется на основании письменных запросов юридических и физических лиц.

2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса.

2.4.3. В случае необходимости сроки предоставления муниципальной услуги могут быть продлены с разрешения Главы Администрации, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением пользователя.

2.5. Требования к письменному запросу пользователей

Письменный запрос пользователя (далее также - запрос) в обязательном порядке должен содержать:

- наименование юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества);

- почтовый и/или электронный адрес пользователя;

- указание темы (вопроса);

- хронологию запрашиваемой информации;

- личную подпись пользователя и дату.

 

3. Административные процедуры

 

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.

3.1.1. Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием письменных запросов пользователей;

- регистрация и учёт обращений по установленной форме;

- рассмотрение запросов;

- продление или сокращение сроков исполнения запросов;

- подготовка ответов по существу поставленных вопросов.

3.1.2. Приём письменных запросов пользователей.

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной услуги является поступление письменного запроса юридического или физического лица.

3.1.2.2. Запрос может быть доставлен непосредственно гражданином либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, факсу, информационным системам общего пользования.

3.1.2.3. Запросы рассматриваются специалистом Администрации, регистрируются в течение трёх дней с момента поступления в специальном журнале или в электронном виде.

3.1.2.4. В правом нижнем углу первой страницы запроса проставляется регистрационный штамп с указанием присвоенного запросу регистрационного номера и даты регистрации. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

3.1.2.5. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы запроса делается пометка «Повторно», указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса Администрация проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения  дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.

3.1.2.6. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Администрации архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или заявителю даётся рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.

3.1.2.7. При поступлении в Администрацию электронного обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.1.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, Администрация рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством или в согласованные сроки.

3.1.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Администрация письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Администрацией по запросу пользователя, согласовывается с ним, если это не указано в запросе.

3.1.5. Генеалогический запрос пользователя Администрация исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

3.1.6. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов, оформление, представление на подписание Главе Администрации, заверение печатью Администрации муниципального образования Рыбковского сельского поселения Сафоновского района Смоленской области, подготовка к пересылке адресату.

3.1.7. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

3.1.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Администрацию выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

3.1.9. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.

3.1.10. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителей.

3.1.11. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются Администрацией в Консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, дом 12, город Москва, 119200).

3.1.12. В случае исполнения запроса Администрацией и несколькими организациями все архивные справки, архивные выписки и архивные копии, либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений Администрация с сопроводительными письмами направляет в МИД России или непосредственно в адрес заявителя.

3.1.13. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

3.1.14. Подготовленные Администрацией и организациями архивные справки, архивные выписки и архивные копии, требующие проставления апостиля, направляются в Департамент Смоленской области по культуре вместе с образцами подписей должностных лиц, подписавших названные документы, а также образцами печатей.

3.1.15. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в Администрации 5 лет.

3.2. Основания для приостановления исполнения (отказа в исполнении) муниципальной услуги.

Гражданин вправе получать на свой запрос письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

- если в запросе не указаны его фамилия и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- если текст запроса не поддается прочтению (о чём в течении 7 дней со дня его регистрации сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению);

- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недоступностью разглашения указанных сведений);

- если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не  приводятся новые доводы и обстоятельства;

- если полученное письменное обращение гражданина содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

3.3. Обязанности специалиста Администрации при работе с пользователями  муниципальной услуги.

При работе с пользователями, обратившимися за получением муниципальной услуги или консультации о получении муниципальной услуги, специалист Администрации обязан:

- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина определяют основной смысл и содержание деятельности органов муниципальной власти и муниципальных служащих;

- проявлять корректность и внимательность при общении с пользователями муниципальной услуги и их представителями;

- воздерживаться от поведения, которое могло бы вызвать сомнение в объективном исполнении муниципальными служащими должностных (служебных) обязанностей, а также избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.

3.4. Результатом предоставления муниципальной услуги могут являться:

- выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий;

- ответы об отсутствии документов.

3.5. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги.

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

3.6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.

3.6.1. Действия (бездействие) и решения специалистов Администрации, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы пользователем муниципальной услуги во внесудебном порядке и/или в суде.

3.6.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействия) и решения специалистов Администрации определяется федеральным и областным законодательством.

3.6.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в  арбитражных судах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»

 

 

 

 

_____________________________________

                   название архивного органа

 

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки по документу

1. Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
2.Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах). Адрес и номер телефона заявителя.
3.Куда и для какой цели запрашивается архивная справка
4.О чем запрашивается архивная справка (полное название вопроса)
5.Наименование документа, в котором изложен данный вопрос с указанием его даты и номера

 

________________________________________

            подпись заявителя, расшифровка подписи

 

«____»________________________20   г.

 

 

_______________________________________

                   название архивного органа

 

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки по документу

1. Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка
2.Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах). Адрес и номер телефона заявителя.
3.Куда и для какой цели запрашивается архивная справка
4.О чем запрашивается архивная справка (полное название вопроса)
5.Должность

________________________________________

            подпись заявителя, расшифровка подписи

 

«____»________________________20   г.

 

 

Приложение 2

к Административному регламенту предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»

 

 

Блок-схема предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и  копий архивных документов»

 

 

прием письменных запросов пользователей

 

 

 

рассмотрение запросов

 

 

 

 

продление или сокращение сроков исполнения запросов

 

 

 

подготовка ответов по существу поставленных вопросов

 

 

 

 

Выдача архивных справок, архивных выписок и  копий архивных документов

отказ в предоставлении услуги